Service Information and Privacy Policy

For the English version, see below.

Information om tjänsten Indico

Indico är ett evenemangshanteringssystem för möten, konferenser och föreläsningar.

Information om behandling av personuppgifter i tjänsten Indico

I samband med skapande av användarkonto i tjänsten Indico, samt vid inloggning i och användning av tjänsten Indico, behandlas personuppgifter om dig.

Behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation).

De personuppgifter som behandlas är följande:

• för- och efternamn
• organisation
• e-postadress
• adress
• telefonnummer
• faxnummer
• unik identifierare från federerad inloggning (t ex Gemensam webbinloggning vid Uppsala universitet), i de fall du själv väljer att använda sådan inloggning (i tjänsten benämnd "Single SignOn")

Syftet med behandlingen är endast att kunna skapa användarkontot samt att upprätthålla dess uppgifter (baserat på aktuella uppgifter) så att du skall kunna använda tjänsten.

Inga personuppgifter lämnas ut till tredje part, med undantag för din e-postadress som används i integrationen med e-mötesverktyget Zoom (Zoom Video Communications, Inc.) för sådana mötesbokningar.

Inga personuppgifter överförs till tredje land (land som ej är medlem i EU eller EES), med undantag för USA i samband med tjänstens användning av integrationen med e-mötesverktyget Zoom för sådana mötesbokningar.

Personuppgiftsansvarig, och tjänsteleverantör, är:

Uppsala universitet
Box 256
751 05 Uppsala
Sverige

Kontaktperson, för tjänsten Indico, är:

Roger Ruber (se katalog.uu.se/empinfo/?id=N94-1736 för detaljerad kontaktinformation)

Tjänsteleverantörens jurisdiktion: Sverige

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om dig. Den personuppgiftsansvarige är också skyldig att, på din begäran, rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Personuppgifterna bevaras så länge tjänsten existerar och du har ett aktivt användarkonto i tjänsten, vilket normalt sett är tills vidare (utan tidsgräns). Om du av någon anledning önskar avsluta ditt användarkonto, och i samband med detta utplåna de personuppgifter som finns registrerade om dig, ombeds du kontakta den personuppgiftsansvarige. Av tekniska skäl (användarhanteringen i programvaran Indico) kan utplåning av vissa personuppgifter komma att ske genom avidentifiering snarare än förstöring.

Tjänsten följer EU:s dataskyddsdirektiv i enlighet med GÉANT Data Protection Code of Conduct.

Information About the Indico Service

Indico is an event management system for meetings, conferences, and lectures.

Information Regarding the Processing of Personal Data by the Indico Service

When creating a user account in the Indico service, and when logging in to and using the Indico service, personal data is being processed. Processing is carried out in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

The personal data being processed is the following:

• first and last name
• organization
• e-mail address
• address
• phone number
• fax number
• unique identifier from federated login (e.g., Joint Web Login at Uppsala University), in the case you have chosen to use this login method (called "Single SignOn" in the service)

The purpose of the processing is solely to be able to create your user account and to maintain its information (based on current information) to allow you to use the service.

No personal data is disclosed to any third party, with the exception of your e-mail address, which is used for the Zoom e-meeting integration (Zoom Video Communications, Inc.) for bookings of such meetings.

No personal data is transferred to any third country (a country outside the EU and EEA), with the exception of USA in conjunction with usage of the Zoom e-meeting integration for bookings of such meetings.

Controller of personal data, and Service Provider, is:

Uppsala University
Box 256
SE-751 05 Uppsala
Sweden

Facilitator, for the Indico service, is:

Roger Ruber (please see katalog.uu.se/profile/?id=N94-1736 for contact details)

Jurisdiction of the Service Provider: Sweden

The controller of personal data is liable to, upon request from an applicant, provide a transcript of personal data records for that applicant. The controller of personal data is also liable to, upon request from an applicant, rectify incorrect, incomplete or misleading personal data for that applicant.

Personal data is stored for the entire lifetime of the service, given that you have an active user account. Should you, for some reason, wish to terminate your user account, and have your personal data erased, you are asked to contact the controller of personal data to facilitate this. For technical reasons (user account management in the Indico software), erasure of certain personal data may be performed through anonymization rather than depletion.

The service adheres to the EU Data Protection Directive in accordance with the GÉANT Data Protection Code of Conduct.